Effektivare mässplanering med digitala lösningar
Att arrangera en mässa är en komplex uppgift med många inblandade parter. För att säkerställa att all information är korrekt och uppdaterad – och för att undvika misstag och förseningar – kan digitala verktyg vara till stor hjälp. Läs mer om digitaliserad eventplanering för mässor här!
En lyckad mässa kräver god planering.
Mässor och andra evenemang är en viktig del av landets ekonomi: enligt Stockholms Handelskammare sysselsätter evenemangsnäringen fler än 120 000 personer över hela landet – och bidrar med 84 miljarder kronor till ekonomin. I Sverige finns ett flertal lokaler som klarar av att ta emot en stor del besökare: Stockholmsmässan i Stockholm, Svenska Mässan i Göteborg och Elmia i Jönköping för att nämna några.
Att arrangera mässor och större evenemang kräver både noggrann planering och ett strukturerat arbetssätt, oavsett mässans storlek. Flera olika aktörer är involverade, var och en med sina egna rutiner och arbetssätt. För att allt ska flyta på smidigt ställs höga krav på logistik och samordning – inte minst för att säkerställa att utställarnas montrar är klara i tid. Dessutom är det viktigt för arrangören att behålla kontrollen över inventarier, se till att all utrustning är inkopplad och redo, samt att planera för smidig nedmontering vid mässans slut.
Vanliga utmaningar vid mässarrangemang
Många aktörer är inblandade
De flesta mässor förlitar sig på att deras utställare ska locka många besökare – det räcker alltså inte med bara ett fåtal utställare för att en mässa ska bli välbesökt. Dessa utställare behöver i sin tur anlita flera olika aktörer för att säkerställa ett lyckat mässdeltagande, till exempel:
Lastbilschaufförer – som transporterar montermaterialet till mässhallen
Montermontörer – som bygger upp montern när materialet är på plats
Monterpersonal – som bemannar montern under mässans öppettider
Situationen blir snabbt komplex: Då dessa personer ofta kommer från olika företag, kan kommunikationsmissar och brist på struktur leda till att montern blir försenad, monteras felaktigt eller inte används på rätt sätt.
Manuell hantering medför risker
Manuell hantering kan leda till ökade risker, såsom kommunikationsfel, felaktiga uppgifter eller andra problem orsakade av den mänskliga faktorn. Detta kan resultera i förseningar, saknat material eller dubbelbokningar – med negativa konsekvenser för både mässarrangören och utställaren.
Att hantera processerna manuellt är dessvärre fortfarande vanligt vid mässor, eftersom komplexiteten gör att verktyg för att hantera hela logistikflödet tidigare inte har funnits.
Att säkerställa att dokumentation och registreringsunderlag är uppdaterade med den senaste informationen har därför varit en utmaning.
Digitalisering och effektivisering vid mässarrangemang
Lyckligtvis finns det numera digitala verktyg som kan underlätta informationsflöden och öka effektiviteten, även vid större mässor och evenemang. Dessa verktyg använder sig oftast av molnlagring, vilket gör att de är enkla att använda med både smartphone och dator – utan specifika krav på nätverksanslutning eller hårdvara.
Fördelar för arrangören
För arrangören blir det enklare att planera evenemangens logistik, och att säkerställa att det blir färre förseningar. Genom att få data i realtid under hela evenemanget, minskar risken för misstag vilket ger en ökad trygghet. Dessutom behåller man kontrollen över exempelvis utlånad utrustning och dess status.
Fördelar för utställare
För utställare blir det en enklare process, från att lastbilen anländer med montermaterialet, till att elektricitet och annat kommer på plats i den färdiga montern. Eftersom arrangören har bättre koll på vad som är inkopplat, utlånad och inkluderat, blir det även lättare för utställaren att få allt på plats.
Generellt blir även kommunikationen mellan arrangören, utställaren och andra involverade betydligt bättre, då alla använder sig av samma system. Detta gör det enklare att upptäcka eventuella missar, se tidsscheman och optimera tiden före, under och efter eventet.
Verktyg för digitaliserad mässplanering
Verktyg som EasyLogic gör det dessutom möjligt att skräddarsy informationsflöden och funktionalitet, vilket möjliggör en lättanvänd och smidig plattform oavsett tidigare datorvana. Verktyget fungerar som en plattform där all nödvändig information samlas för exempelvis registrering av inventarier, avlastningstider för montermaterial, och andra aktiviteter som sker under mässans gång. Detta ger en mängd fördelar, både för mässarrangören och utställaren.
”Genom att använda EasyLogics plattform samlas informationsflödena på ett ställe, det blir lättare att behålla kontrollen samtidigt som informationen uppdateras i realtid”, säger Roger Andersson, Managing Director på Datema EasyLogic.
Hur ser framtidens mässor ut?
Kommer mässor att försvinna i framtiden? Det korta svaret är nej. Flera experter är överens om att mässorna har en plats även i framtiden – fysiska monterytor kommer att vara fortsatt viktiga, och kompletterar den digitala närvaron. Däremot är det troligt att både mässkoncept och montrar kommer att vidareutvecklas, exempelvis med interaktiva digitala montrar som komplement till den fysiska monterytan.
Dessutom tror en del att det kommer ligga större fokus på demonstrationer av produkter och tjänster, och kanske även livesändningar av dessa, från montern. Detta gör att gränsen mellan fysiska och digitala upplevelser suddas ut ytterligare.
För att säkerställa att mässarrangörer klarar av att möta de ökande kraven på digitalisering och ännu bättre upplevelser för både besökare och utställare, kan det vara en god idé att kika på digitala verktyg redan nu.
Underlätta arbetsvardagen med low-code lösningar!
En bra low-code lösning är skalbar, flexibel och kan skräddarsys efter de unika behov som finns – och vidareutvecklas över tid. Är du nyfiken på hur man kan kommer igång med EasyLogic?
Kontakta oss så berättar vi mer!
