Digitalisering vid eventplanering – hur funkar det?
Alla som någon gång varit med och planerat ett event vet hur mycket arbete som ligger bakom. Oavsett eventets storlek eller tidsspann krävs det noggrann planering, tydlig kommunikation och en hel del projektledning. I slutändan är det oftast värt det – men varför inte göra processen enklare?
Att anordna ett event, oavsett om det är en mässa, ett roundtable eller ett annat företags-arrangemang, är en strategisk investering som kan ge stort värde på flera nivåer. Delvis ger det möjlighet till direkt och personlig kontakt – både med kunder, anställda eller affärspartners – vilket kan vara svårt att uppnå digitalt. Dessutom kan det stärka varumärket, och i slutändan ge möjlighet till fler leads och affärer.
Att genomföra ett event kräver dock noggrann planering, oavsett vilken typ av event det gäller. Det finns mycket som kan gå snett, speciellt när det är många olika parter inblandade. Digitalisering kan vara ett smart sätt att minska riskerna, både genom att undvika kommunikationsmissar och informationsluckor, men också genom att effektivisera processer som är tidskrävande, eller där den mänskliga faktorn kan ställa till det.
Utmaningarna med eventplanering
Utmaningarna med eventplanering är många – och dessa måste adresseras och hanteras för att säkerställa att eventet genomförs på ett bra sätt. Här är några av de främsta utmaningarna som eventplanerare måste tackla:
Olika parter inblandade
Event och evenemang brukar oftast involvera en mängd olika aktörer: exempelvis arrangörer, utställare, leverantörer, byggpersonal, teknikteam, säkerhetspersonal, catering, och transportfirmor. Dessa kommer med sina egna rutiner, tidsplaner och arbetssätt. Dessutom kan det vara så att vissa aktörer är beroende av att andra ska färdigställa sin del före, vilket ökar komplexiteten.
Logistik kombinerat med tidspress
För event är tidsplanen ofta snäv – dessutom ingår ofta en mängd element som kräver logistisk kompetens. Evenemang som exempelvis mässor kräver att material till montrar ska fraktas till rätt plats, för att sedan monteras i rask takt. Dessutom kan det bli en dominoeffekt av förseningar, vilket kan påverka både deltagare och besökare negativt.
Inventarier och resurser måste stämma
Event kräver inte endast att inventarier och resurser är på plats – antal och mängd måste stämma också. Allt från teknik till trycksaker och merchandise måste finnas i rätt mängd, på rätt plats. Att hålla koll på detta manuellt kan vara riskfyllt – och kräva tid man inte har.
Kommunikationen blir komplex
När många olika parter är inblandade riskerar kommunikationen att bli lidande – det finns risker för missförstånd, borttappade mejl eller brist på uppdaterad information. Risken är extra stor när alla använder flera olika kommunikations-kanaler, och viktig information sprids ut på ett sätt som gör det svårt för både eventplanerare och deltagare att få en övergripande bild.
Misstag och fel
Även erfarna eventplanerare vet att den mänskliga faktorn kan leda till misstag och fel, som kan påverka slutresultatet negativt. Ett urval av de vanligaste problemen som uppstår är:
Material saknas eller försenas
Information är gammal eller felaktig
Ansvarsområdena är oklara
Ytor eller resurser är dubbelbokade
Allt detta leder till frustration, merkostnader och risk för att eventet inte lever upp till förväntningarna.
Mycket manuellt arbete
Trots teknikens utveckling sköts fortfarande mycket av planeringen i Excel-ark, e-posttrådar och muntliga avstämningar. Detta gör det svårt att ha överblick och behålla kontrollen under eventets gång. Manuellt arbete kan ta lång tid, risken för misstag är stor, och informationen blir lätt inaktuell.
Så kan digitalisering underlätta eventplaneringen
Flera av utmaningarna med eventplanering kan underlättas med hjälp av digitala verktyg – till nytta för både arrangör och deltagare. Digitaliseringen gör arbetet mer effektivt, säkrare och mer överskådligt – både före, under och efter själva eventet. Så här kan digitala verktyg underlätta eventplanering:
Centraliserad översikt
Med hjälp av digitala system kan man samla in all viktig information på ett och samma ställe – och uppdatera denna i realtid. Denna information kan exempelvis vara:
Inventarielistor
Logistikspårning
Tidsplaner och bokningar
Roller och ansvarsfördelning
Resultatet av detta blir mindre dubbelarbete, och en bättre överblick.
Automatiseringar
Att använda olika kommunikationskanaler är nog så krävande, men att dessutom behöva uppdatera data i diverse dokument kan ta väldigt mycket tid. Med hjälp av automation kan rutiner och processer snabbt effektiviseras, exempelvis med automatiska påminnelser, checklistor som checkas av i realtid, eller automatisk rapportgenerering.
Förbättrad logistikhantering
Med digitala verktyg kan logistikhanteringen förbättras avsevärt. De flesta event använder inte ett WMS – men skulle ha nytta av något liknande. Digitala lösningar som kan spåra leveranser och montermaterial, skapa digitala tidsscheman och tilldela ansvar kan vara till stor hjälp.
Kommunikation
För eventplanering kan digitala verktyg göra kommunikationen mellan de olika parterna enklare. Genom att använda delade appar som används av alla inblandade, blir det lättare att säkerställa att alla har rätt information, och att denna uppdateras kontinuerligt. Dessutom möjliggör digitala verktyg tydligare kontaktvägar mellan de olika parterna, vilket leder till både snabbare svar och färre missförstånd.
Datadriven uppföljning
Digitala verktyg kan fånga upp data på ett snabbt och effektivt sätt – och därefter sammanställa denna för uppföljning. Exempelvis kan detta vara hjälpsamt för att få in feedback från eventets besökare, eller för att mäta nyckeltal som är uppsatta för det specifika eventet. Detta ger en bättre bild av eventets effekt, och underlättar inför planering av kommande event.
Integrationer med andra system
Digitala eventverktyg kan ofta integreras med andra system, vilket i sin tur kan ge stora fördelar. Företag som exempelvis använder CRM-system eller projektverktyg kan migrera data mellan systemen för maximal nytta – både i planeringen inför och uppföljningen av eventet.
Hur kan man digitalisera vid eventplanering?
Att använda digitala verktyg för eventplanering är inte speciellt svårt. Det viktigaste är att ha en idé om vad det är man vill åstadkomma dvs. vart digitaliseringen kommer att göra störst nytta. Det finns flera olika digitala verktyg att välja på, och det är viktigt att välja det verktyg som passar eventet och företaget bäst.
”Att börja i liten skala kan vara ett smart sätt att komma igång. Genom att digitalisera en mindre process i eventplaneringen, kan man få en bättre idé om hur verktyget fungerar och vad som är möjligt”, säger Roger Andersson, Managing Director på Datema EasyLogic.
Verktyg som EasyLogic är dessutom skalbara, vilket ger möjligheten att utöka med funktionalitet och bredd allt eftersom – det gör även verktyget anpassningsbart för olika typer av event.
Underlätta arbetsvardagen med low-code lösningar!
En bra low-code lösning är skalbar, flexibel och kan skräddarsys efter de unika behov som finns – och vidareutvecklas över tid. Är du nyfiken på hur man kan kommer igång med EasyLogic?
Kontakta oss så berättar vi mer!
