Kom igång med AI för små och medelstora företag
AI behöver inte innebära stora investeringar, omfattande IT-projekt eller att hela verksamheten ska förändras på en gång. För små och medelstora företag kan det istället handla om att identifiera en tidskrävande process, förbättra den och sedan bygga vidare därifrån. Läs om hur ni kommer igång här!
Börja med processen, inte tekniken
Rätt använt kan AI spara tid, förenkla beslutsfattandet och minska mängden manuellt arbete. Men för att lyckas gäller det att börja i rätt ände. När AI diskuteras hamnar fokus lätt på tekniken:
Vilken AI-modell ska vi använda? Vilka nya funktioner finns? Vad kan den senaste tekniken göra?
Men för ett företag som snabbt vill skapa konkret nytta är det ofta bättre att börja med helt andra frågor:
Vilka arbetsuppgifter tar mycket tid idag? Vilka processer innehåller onödigt många manuella moment? Och var skulle bättre tillgång till information kunna göra arbetet enklare?
Det kan exempelvis handla om en medarbetare som regelbundet sammanställer information från flera system. Kundärenden som manuellt behöver kategoriseras och skickas vidare. Dokument som måste läsas och registreras. Eller produktionsdata som behöver kontrolleras för att upptäcka avvikelser. Genom att utgå från ett faktiskt behov blir det också enklare att avgöra var AI kan göra skillnad - och för mindre företag är det extra värdefullt att ha en specifik arbetsuppgift att fokusera på.
Vilka arbetsuppgifter kan förbättras med AI?
AI lämpar sig särskilt väl för arbetsuppgifter där stora mängder information behöver bearbetas, kategoriseras eller analyseras. Tekniken kan exempelvis hjälpa till att identifiera mönster i data, sammanfatta information, tolka dokument och ge underlag inför beslut. För mindre företag kan även relativt enkla förbättringar få stor effekt. Om en administrativ uppgift som utförs flera gånger om dagen kan kortas från tio minuter till två, frigörs snabbt mycket tid över ett helt år.
Vissa uppgifter kan ses vara lågt hängande frukt, och det kan vara smart att börja med ett område där nyttan är tydlig. Några områden att titta närmare på är:
Administration: Kan information registreras, sammanställas eller flyttas automatiskt?
Kundtjänst: Kan inkommande information kategoriseras och prioriteras innan en medarbetare tar över?
Orderhantering: Kan uppgifter kontrolleras och föras vidare mellan system utan manuell registrering?
Service och underhåll: Kan data användas för att upptäcka avvikelser och skapa rätt åtgärd snabbare?
Planering: Kan historiska och aktuella data ge bättre underlag för hur resurser ska fördelas?
Målet behöver inte vara att automatisera en hel process. I många fall räcker det att identifiera de moment där människor idag lägger mycket tid på repetitiva uppgifter, och börja där.
Vilken data ligger bakom era beslut?
Nästa fråga är vilken information som används för att utföra uppgiften eller fatta ett beslut. En medarbetare kanske kontrollerar lagersaldo innan en order hanteras. En servicetekniker behöver information om tidigare fel. En produktionsledare följer ett antal värden för att avgöra om något avviker.
Mycket av den informationen finns redan digitalt, men ofta på olika platser. Data kan finnas i ERP, CRM, WMS, databaser, IoT-enheter eller andra verksamhetssystem.
Detta skapar en viktig möjlighet: om den beslutsgrundande informationen kan hämtas automatiskt kan AI analysera den och ge ett förslag, identifiera en avvikelse eller klassificera informationen. Nästa steg är att fundera på om även åtgärden kan automatiseras. Det är då AI går från att vara ett fristående verktyg, till att bli en del av verksamhetens processer.
Från AI-insikt till automatiserad process med EasyLogic
Att AI kan analysera information är värdefullt. Men om resultatet sedan behöver kopieras manuellt till ett annat system eller hanteras av en medarbetare finns fortfarande ett manuellt steg kvar. Här kan verktyg som EasyLogic knyta samman processen. EasyLogic kan integrera AI-funktionen med företagets befintliga system och datakällor. Information kan hämtas från ett system, bearbetas eller analyseras med hjälp av AI och därefter användas för att automatiskt starta nästa steg.
Tänk exempelvis ett inkommande serviceärende. AI kan tolka informationen och identifiera vilken typ av problem det gäller. EasyLogic kan därefter använda resultatet för att skapa en arbetsorder, lägga till relevant information från andra system och skicka uppgiften vidare till rätt person. Ett annat exempel är avvikelser i produktionen. Data från verksamheten kan analyseras och när vissa förutsättningar uppfylls kan rätt åtgärd initieras automatiskt. På så sätt skapas ett sammanhängande flöde:
Data samlas in
AI analyserar datan
Beslut eller bedömning görs
EasyLogic initierar rätt åtgärd
berörda system uppdateras
För verksamheten kan det innebära snabbare processer, färre manuella moment och mindre tid som läggs på att flytta information mellan olika system.
AI-tips: Börja litet och skala upp
Möjligheterna är många med AI, och det är lätt att tänka stort direkt. Men för små och medelstora företag kan det vara en fördel att göra precis tvärtom.
Välj istället en tydligt avgränsad process, där ni identifierar problemet. Undersök därefter vilken data som krävs, och automatisera de delar där det finns en tydlig nytta. Glöm inte bort att utvärdera resultatet, ofta behövs en del justeringar för att maximera nyttan av lösningen. När lösningen fungerar felfritt kan nästa process tas vid.
Detta gör det möjligt att bygga upp företagets användning av AI steg för steg, istället för att försöka förändra hela verksamheten på en gång. Samtidigt skapas erfarenhet kring vilken data som behövs, vilka processer som lämpar sig för automation och var tekniken ger störst effekt.
Gör AI konkret
För små och medelstora företag behöver AI inte handla om att ligga längst fram i den tekniska utvecklingen. Det viktiga är vad tekniken faktiskt kan förbättra i den egna verksamheten. Börja därför inte med frågan ”Hur kan vi använda AI?”. Fråga istället: ”Vad gör vi manuellt idag som skulle kunna göras enklare?”
Svaret kan vara en bra utgångspunkt för företagets första AI-projekt. Med EasyLogic kan AI kopplas samman med de system och den data som redan finns i verksamheten. Det gör det möjligt att börja med en konkret process, automatisera rätt moment och sedan utveckla lösningen i takt med verksamhetens behov.
Vill du veta vilka processer i din verksamhet som skulle kunna effektiviseras med AI och EasyLogic? Kontakta oss så tittar vi på möjligheterna tillsammans.