Var ska vi börja med AI? 5 processer att titta på först

Möjligheterna med AI är stora. Tekniken kan analysera information, identifiera mönster, automatisera uppgifter och ge bättre underlag för beslut. Men just mängden möjligheter kan också göra det svårt att veta var man ska börja. Vi går igenom 5 processer man kan kika på först!

För många företag, och kanske särskilt för mindre verksamheter, behöver det första steget inte vara ett omfattande AI-projekt. Ett bättre alternativ kan vara att välja ut en konkret process där tekniken kan lösa ett tydligt problem. Så vilka processer är värda att titta närmare på? Här är fem områden där AI kan göra skillnad.

1. Administration och dokumenthantering

Hur mycket tid lägger ni på att läsa, sortera, registrera och flytta information? Många administrativa processer innehåller repetitiva arbetsmoment som behöver utföras varje dag. Det kan handla om inkommande dokument, formulär, mejl, fakturaunderlag eller annan information som behöver tolkas och registreras. AI kan hjälpa till att läsa och kategorisera information, sammanfatta innehåll eller plocka ut relevanta uppgifter. Informationen kan därefter skickas vidare till rätt system eller person.

Exempel: Ett inkommande dokument analyseras av AI. Relevant information identifieras och EasyLogic ser till att uppgifterna registreras i rätt system och att nästa steg i processen startar automatiskt.

Resultatet kan bli mindre administration och mer tid till arbetsuppgifter där människan faktiskt behövs. Ett smart sätt att kombinera AI, EasyLogic för mer effektiva processer!

2. Kundservice och ärendehantering

De flesta kundärenden skiljer sig något från varandra, och kräver därför olika hantering. Vissa är brådskande, andra behöver skickas till en specifik avdelning och många återkommande frågor kan hanteras betydligt snabbare. AI kan användas för att tolka inkommande ärenden, identifiera vad kunden behöver och kategorisera eller prioritera ärendet.

Men effektiviseringen behöver inte sluta där. Genom att integrera AI med exempelvis CRM, affärssystem eller andra verksamhetssystem kan information hämtas och uppdateras automatiskt. Ett ärende kan skickas till rätt person, kompletteras med kundinformation eller trigga en ny aktivitet. På så sätt kan AI bidra både till snabbare hantering för kunden, och mindre manuellt arbete internt.

3. Order- och informationsflöden

Att manuellt flytta information mellan olika system är fortfarande en del av vardagen i många verksamheter: många är bekanta med en eller flera enorma excel-filer som manuellt ska uppdateras och föras över i diverse system på regelbunden basis. En order kommer in i ett system. Information kontrolleras i ett annat. Lagerstatus hämtas från ett tredje. Därefter behöver någon kanske registrera eller uppdatera information på ytterligare en plats.

Här finns ofta stor potential för både AI och automation. AI kan exempelvis tolka information, identifiera avvikelser eller kontrollera om något saknas. EasyLogic kan samtidigt koppla samman systemen och se till att rätt information skickas vidare genom processen. Detta kan minska dubbelregistrering, korta ledtider och minska risken för de fel som ofta uppstår vid manuell hantering.

4. Service och underhåll

Måste något gå sönder innan det åtgärdas? Genom att analysera historisk och aktuell data kan AI hjälpa till att upptäcka mönster och avvikelser som kan tyda på att något behöver kontrolleras - innan det gått sönder.

Det kan exempelvis handla om information från maskiner, sensorer, tidigare serviceärenden eller andra datakällor. När en avvikelse identifieras kan EasyLogic föra processen vidare. En arbetsorder kan skapas, rätt information kan hämtas från andra system och ansvarig medarbetare kan meddelas. Istället för en separat AI-analys skapas ett arbetsflöde där informationen kan leda direkt till handling.

5. Planering och resursfördelning

Vem ska göra vad, när och med vilka resurser? Planering bygger ofta på information från flera håll. Det kan vara ordervolymer, bemanning, lagerstatus, historisk efterfrågan, tillgängliga tekniker eller kommande leveranser. AI kan hjälpa till att analysera dessa datamängder och identifiera mönster som ger bättre underlag för planering.

För ett mindre företag kan detta vara särskilt värdefullt. När resurserna är begränsade får varje ineffektiv timme större betydelse. Genom att koppla AI till aktuella data från verksamhetens system kan planeringen dessutom bli mer dynamisk. När förutsättningarna förändras kan ny information användas för att uppdatera prioriteringar och föreslå nya åtgärder.

AI blir mer användbart när systemen hänger ihop

Gemensamt för de nämnda fem processerna är att AI sällan arbetar ensam. Informationen som behövs finns ofta redan någonstans i verksamheten. Kunddata kan finnas i CRM-systemet, orderinformation i ERP-systemet, lagerstatus i WMS och ytterligare data i databaser, IoT-enheter eller andra lösningar. För att AI ska kunna bli en naturlig del av arbetsflödet behöver information kunna röra sig mellan dessa system.

Här fungerar EasyLogic som länken mellan AI, data och verksamhetens befintliga system. Plattformen kan hämta relevant information, låta en AI-tjänst bearbeta den och därefter använda resultatet för att starta nästa steg i processen. Det kan exempelvis innebära att:

ERP + CRM + AI + EasyLogic = ett sammanhängande arbetsflöde

Företaget behöver alltså inte ersätta sina befintliga system för att börja använda AI. Istället kan systemen kopplas samman och kompletteras med nya funktioner.

Börja med en process - och bygg vidare!

Det finns en stor fördel med att inte försöka göra allt på en gång. Välj en process där problemet är tydligt och där en förbättring går att mäta. Det kan exempelvis vara antalet minuter som läggs på ett administrativt moment, tiden från inkommande ärende till åtgärd eller mängden information som registreras manuellt.

Testa. Utvärdera. Justera. När den första processen fungerar finns både tekniken och erfarenheten på plats för att gå vidare. Ett företag som börjar med AI för dokumenthantering kanske senare använder samma teknik för kundärenden. Data som används för resursplanering kan på sikt kombineras med prognoser. En integration mellan AI och affärssystemet kan utökas med WMS, CRM eller IoT-data. På så sätt kan AI växa tillsammans med verksamheten.

Vad blir ert första steg?

Att komma igång med AI behöver inte börja med en stor strategi för hela företaget. Ibland är en betydligt enklare fråga mer användbar: Vilken process skulle vi helst vilja slippa hantera på samma sätt som idag?

Identifiera processen, titta på vilken information den bygger på och undersök vilka moment som kan förenklas eller automatiseras. När den första pusselbiten är på plats kan nästa läggas till. Och med EasyLogic kan AI integreras med de system ni redan använder, så att ni kan börja med ett konkret behov idag och bygga vidare när verksamheten är redo.

Vill du diskutera var AI skulle kunna göra störst skillnad i din verksamhet?

Kontakta oss så hjälper vi dig att hitta en bra plats att börja på.